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賃貸管理の多すぎる業務で毎日忙しすぎてはいないでしょうか。管理ソフトの導入には経費がかかりますが、それ以上に効率化出来るのであれば検討する価値があるでしょう。
この記事では賃貸管理業務を楽にしてくれるおすすめソフトを７つ紹介します。無料体験できるものもあるので、最後まで読んでみてください。
１．賃貸管理の業務内容
賃貸管理の業務内容は、入居者関係・建物関係・退去者関係の３つに分けることができます。
そして３つの業務のどれもがさらに多岐に渡っているせいで、日々大変な思いをしているのではないでしょうか。
まずはそれぞれの業務で負担になっていると思われることを紹介します。そのあと、管理ソフトを導入することでこれらの業務の負担が改善されることに繋がりそうなのであれば、導入を検討してみる価値は十分あるといえるでしょう。
１－１．入居者から預かった家賃の管理や、クレームの記録について
管理している物件の入居者から家賃を預かることが、一番重要な部分であることは間違いありません。そして家賃を預かるといっても、その預かった家賃が翌月分の家賃であるとは限りません。
滞納した人が２ヶ月分の家賃をまとめて払ってくることもあります。その場合でも、ズレが生じないようにしっかりと記録を取っておく必要があります。
また、入居者からのクレームでは記録をつけることが大切です。詳細な記録を取っておくことで進捗状況が分かるようになりますし、オーナーに報告をする時も、その記録を見れば説明をしやすいからです。
１－２．建物関係
外壁や屋根などの大規模修繕や室内のリフォームをする時は、修繕が完了したからといって、それで終わりというわけではありません。
どのような工事をいつ行ったのか、しっかりと記録に残すことで次の修繕の予定を立てることができるようになりますし、管理が離れることになった時にも、オーナーに今後の修繕の予定を伝えやすくなります。
１－３．退去者関係
退去した人とはもう関係ないと思うかもしれませんが、滞納している家賃や原状回復工事の費用を回収するまでは関係が終わることはありません。
退去清算が無事に終わった人なのか、それともまだ清算が終わっていないのかを把握しておく必要があると言えます。
１－４．これらの業務をエクセルで集計するのは大変な作業
ここまで紹介してきたように、家賃の管理や、建物の修繕の履歴、退去者の清算状況を把握しておくことはかなりの労力となります。
エクセルを使って集計を取っていたとしても、入力しなければいけないファイルが分かれているだけで、事務作業の負担は増してしまうことでしょう。
管理している物件の戸数が少ない内はそれで対応をすることもできますが、管理戸数が増えるにつれて、そのようなやり方をしていたのでは負担はますます増える一方です。
負担が増えることで、人為的なミスも多くなってくることでしょう。例えば、入居者から家賃を預かっているのに、入力をし忘れたせいで督促を掛けてしまうようなことがあれば、入居者から怒りのクレームを受けることになります。
管理ソフトを導入することで、これらの業務が一つのデータベースで把握することができるようになりますので、管理がしやすくなることは間違いありません。
２．賃貸管理で導入したいソフト・システム７選
賃貸管理ソフトを導入することで、経費が掛かってしまうのは悩みどころかもしれませんが、業務効率を改善させることができるのであれば、検討してみる価値は十分あります。
これから賃貸管理ソフトを７つ紹介していきますので、参考にしてみて下さい。
２－１．クラウド賃貸管理ソフト ReDocS(リドックス)
賃貸管理ソフトと聞くだけで、難しくて使いづらいというイメージを持つかもしれませんが、こちらで取り扱っているソフトはシンプルなシステムとなっていますので、パソコンが苦手な人でも扱いやすいソフトだと言えるでしょう。
また、クラウドタイプということもあり、パソコンだけでなくタブレットやスマホからアクセスすることもできますので、出先であったとしてもデータを確認することができるようになります。
メールアドレスを登録するだけで、３０日間無料で試すことができますので、気軽に始めることができます。
２－２．賃貸革命10
賃貸革命の素晴らしい所は賃貸管理だけでなく、営業部分においても活躍することができるという所です。
ＳＵＵＭＯやホームズといった、ポータルサイトを使って広告活動をしている会社も多いと思いますが、賃貸革命のソフトに物件を登録することで、各ポータルサイトへ一括連動させることができるようになります。
今までネット広告の登録作業に時間が取られていた人でも、一括連動させることで業務効率が格段にアップします。
費用は発生してしまいますが、管理だけでなく仲介業務においても助けられることになりますので、取り入れてみる価値は十分にあるでしょう。
２－３．賃貸名人
他社と比較した時に導入にかかるコストが圧倒的に安いということが特徴となっています。サービスページによると業界相場の半額程度の料金で利用できるようです。
また機能としても50種類を超えていて、登録管理戸数は無制限です。
今まで紙やエクセルでバラバラに管理していたデータを一元管理することで、契約者・解約者の情報をすぐに検索できるようになります。
機能は他のソフトとくらべても遜色ないので、賃貸管理のソフトの導入を検討した時に、経費の面で頭を悩ませている会社にとっては助かる存在です。
２－４．大家CLOUD賃貸管理
自主管理大家さんにオススメできる賃貸管理ソフトです。戸数に制限はありますが、物件情報を入力することで間取り図を自動生成することができるという部分は自主管理大家さんにとって、非常に楽になることは間違いないでしょう。
また、普段から仲介を依頼している各不動産会社へ空室物件の情報を見やすい形でメールすることができるようになります。
機能としてもシンプルに空室募集・賃貸管理・お部屋探しの３つです。ソフトを導入したときに、使い方を覚えるのが大変という面倒さはありません。また機能が多すぎて使いこなせないということもないので、必要なことだけに絞って利用することができます。
個別・少人数無料相談会も開催されているので、いちど話を聞いてみるのもおすすめです。
２－５．いえらぶCLOUD
各ポータルサイトと一括連動をすることができますし、入居から退去清算までシステムを使って管理をすることができるようになります。
手間のかかる物件入力もいらぶCLOUDの補助機能によって入力時間を大幅に削減することができます。また仲介手数料以外の売上を増やす方法も多数紹介されているので、収益アップとしても利用を検討することができます。
賃貸革命１０の内容と似たような部分が多々あるので、決める際には悩んでしまうかもしれません。いえらぶCLOUDは無料で体験もできるので実際に使ってみて、機能に不足がないかを確認したあとで価格面などを比べるようにするといいでしょう。
２－６．PMVolante
賃貸管理を含めたＰＭ管理業務全般に渡って対応しているソフトです。
各種帳票も豊富にあるので、管理業務の手助けをしてくれることは間違いないでしょうが、仲介業務に関してのシステムが入っていません。そのため管理業務だけでなく、仲介業務も行っている会社であれば、検討から外れてしまうことでしょう。ですが管理業務だけ行っているのであれば無駄な機能がない分、他よりも低コストで導入することもできます。
物件管理・賃貸借契約管理・請求入金管理・物件収支管理といった機能があるので、管理業務の効率化に大きく役立ちます。また入力したデータを使って最大27種類の帳票を出力できるマンスリーレポート出力も便利です。
２－７．i-SP
「賃貸管理のすべてを担うプラットフォーム」がキャッチコピーの賃貸管理システムです。
20年以上もの開発で培われたノウハウ・機能と、これまでシステムを導入して利用してきた1,000以上の不動産会社からの声も合わせて作られています。そのため、台帳管理や契約管理だけでなく、市販の財務会計ソフトとも連動させることができて、お金の流れも一貫して管理することができます。
また大きな特徴としてiPhoneを利用することで検針業務を行うことができます。登録されたデータはi-SPと連動されているのでデータの入力も１度でよく、業務の無駄をなくしてくれます。
レシートプリンターを使えば、その場でレシートを出力して各入居者のポストへ投函することができますし、出先でデータ入力をしておくことで、帰社後の事務処理が楽になることでしょう。
３．まとめ
管理戸数が少ない内はワードやエクセルを使って入居者の管理や家賃管理をすることができますが、管理戸数が増えるにつれて次第に苦しくなってくることは間違いありません。
管理業務だけでなく仲介業務も行っている管理会社であれば、両方の業務に対応している賃貸管理ソフトを使用した方が便利です。
そのような会社には賃貸革命１０を利用してみることをオススメします。賃貸革命はサービスの内容が充実しているのはもちろんのことですが、サポート拠点数NO.１と謳っていますので、システム上でトラブルが起きた時でもすぐに対応してもらえると期待できるからです。
慣れない内はシステムを使う事も大変ですので、すぐにサポートして貰える環境の方が会社にとっても安心で導入しやすいです。
業務の効率化を図るためにも、是非賃貸管理ソフトの導入を検討してみて下さい。
以下は、契約中の管理会社が良いか悪いか？のチェックができる診断シートです。ぜひダウンロードしてみてください。
