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不動産管理も徐々にデスクトップからクラウドで行うことが増えてきています。今までのソフトとクラウドサービスの違い、メリット・デメリット、選ぶポイントについて解説しています。
おすすめのクラウドサービスも紹介しているので、現在の管理業務が煩雑で大変になっていればご覧いただき、導入を検討してみてください。
１．不動産管理のクラウドサービスについて
最近は各自のパソコンにインストールするデスクトップアプリから、クラウドサービスへと移行が進んでいます。不動産業界も例外ではありません。今は不動産管理をクラウド上で管理していきたいと思う人も増えてきています。ただなんとなく「クラウド」がいいと思いながら、そもそもクラウドの事を良く理解していない人がいるのも事実です。
まずは簡単にクラウドサービスについて紹介します。
不動産管理会社におけるクラウドというのは、不動産管理のシステムを提供している会社にサーバーやデータを置いておくことで、そこにアクセスするだけで不動産管理を行うことができるというサービスです。
クラウド以外にもソフトを買い取ることで不動産管理を行うことができる買取ソフトというのも存在します。
では買取ソフトとクラウドではどのような部分に違いがあるのか説明していきます。
１－１．買取ソフトとクラウドサービスの違い
買取ソフトとクラウドサービスの違いは、サーバーやデータがどこに置いてあるのかということです。
自社にサーバーやデータを置いて管理をしているのであれば、それは買取ソフトですし、賃貸管理ソフトを提供している会社でサーバーやデータを管理しているのであれば、クラウドとなります。
１－２．クラウドのメリット・デメリット
クラウドサービスを導入することで得られるメリットとしては、買取と違って自社にサーバーを置く必要が無いので、その分初期費用が安く済むという所です。あまり経費を掛けたくないと思うのであれば、買取ではなくクラウドサービスを利用した方が良いでしょう。
また、インターネットが繋がる所であれば、普段持ち歩いているノートパソコンからでもシステムにアクセスすることができるようになります。
クラウドの場合、既にシステムの準備が整っていますので、物件情報や入居者情報を入力するだけですぐにでもシステムを使うことができるという部分も大きなメリットでしょう。
デメリットとしては、自社にデータを置いていない以上、情報が洩れる可能性があるかもしれないということです。ただ、どこの会社であったとしても情報が漏えいしないように、セキュリティに力を入れていることは間違いありません。
また、停電によりインターネットを使う事ができなくなった場合、当然ですが賃貸管理のクラウドも使用することはできません。
２．不動産管理ソフトを選ぶ時のポイント
不動産管理ソフトを選ぶ時のポイントとしては、まず自社の業務内容を把握することが重要になってきます。賃貸管理のみ行っている会社なのであれば、募集業務のシステムを取り入れる必要はありません。その場合は賃貸管理に特化している管理ソフトを選ぶべきです。
逆に賃貸管理だけでなく仲介業務を行っている会社や、今後自社でも仲介を行っていくことを考えているのであれば、募集関連のシステムも取り入れている管理ソフトを選んだ方が利用しやすく、導入のメリットも大きいです。
また、賃貸管理ソフトを取り入れたときは買取でもクラウドでもそのサービスの利用に慣れなければいけません。機能は豊富でも使いこなすことができず、宝の持ち腐れになってしまってはもったいないです。あなたの会社で誰もがスムーズに使える機能だけが提供されているものにするか、サポートを活用しながら全機能を使いこなすくらいの気持ちで慣れていくかは会社の方針にもよります。事前によく検討しておくことが重要です。
また簡単な機能だけだったとしても不動産管理ソフトを導入するということは、全ての社員が使っていくことになりますので、不明点があった時にはすぐにサポートをしてくれる会社の方が何かと便利です。
３．不動産管理のクラウドサービス８選
これから不動産管理のクラウドサービスの商品を、８つ紹介していきますので参考にしてみて下さい。
３－１．いえらぶCLOUD
管理業務だけでなく集客や契約書の出力といった仲介業務の手助けをしてくれるクラウドサービスです。
ポータルサイトを複数利用している会社でも、一括連動システムを導入することで、ネット掲載業務に使っていた時間が削減され、他の業務にも取り組むことができるようになります。
物件入力のときにはエクセルで作成も管理も面倒だった間取り図の作成もいえらぶCLOUD上ででき、画像一括登録もできるので便利です。賃貸管理機能ではオーナーレポート、入出金管理、各種書類作成、ファームバンキング、物確用アカウントと一通りの機能は揃っています。
2017年3月20日～2017年6月30日の間であれば、いえらぶCLOUDの導入でIT導入支援補助金を申し込めて最大100万円の補助を受け取ることができるというのも大きな魅力です。
もしクラウドサービスの導入を検討されていれば、候補にいれて損はありません。
３－２．リドックス(ReDocS)
システムがシンプルで分かりやすく、扱いやすいと好評を受けているクラウドサービスです。
今なら３０日間お試し無料キャンペーンを実施していますので、とりあえず無料期間を利用して、本当に使いやすいかどうかを判断してみてもいいでしょう。
特に管理戸数が増えてきて、エクセルではもう限界になっている会社やオーナーに向いています。クラウドサービスの開発はその専門性のために、不動産管理をしたことがないエンジニアが作ることが多いですが、リドックスは開発者自身が賃貸管理の実務経験があります。
そのため、より実務にそったサービス提供を実現できています。
また現在使っている契約書の書式もリドックスに登録することでそのまま利用できるので、新ソフト導入により業務への影響も小さいです。
３－３．Entrance
不動産を自主管理されているオーナー向けのサービスです。
Entranceを利用して、入居者との更新業務をWEB上で円滑に行うことができるだけでなく、退去の手続きまでもクラウド上で行うことができます。
郵送でのやり取りが少なくなるので、業務の負担が減ることは間違いないでしょう。
管理会社を利用していると入居者やメンテナンス会社、リフォーム会社と直接的なコミュニケーションが取れず、内容が不透明であることも多いです。ですが、entranceを導入することで直接やり取りを行って施工内容の透明化を実現できます。
また中間マージンもなくなって大幅コスト削減につながります。サポート体制も充実していて安心して利用できます。
３－４．大家CLOUD賃貸管理
このサービスも自主管理大家さんにオススメできるクラウドサービスです。
入居者の携帯電話の番号をシステム上に登録しておくだけで、ＳＭＳを利用して入居者にメッセージを送ることができますし、伝言掲示板の機能を使えば入居者に対して案内文を通知することができるようになります。
わざわざポストに投函をするという手間が省けるので、自主管理大家さんの負担を減らすことができます。
全国賃貸住宅新聞や朝日新聞などメディアにも多く掲載されているサービスです。
３－５．ACRES
ACRESを利用することで物件の管理や契約者情報の管理だけでなく、建物の修繕計画の作成や報告書の作成まで行うことができるようになります。
不動産のスペック、終始、契約、施設保存などの情報を一元管理して活用状況を見える化することで不動産利用の効率化向上、収益性向上につながります。また二重入力もなくなって業務効率化にもつながります。
大手鉄道会社やドラックストアなど比較的大きな会社が導入しています。不動産業界だけでなく、小売業や製造業の会社も利用しているので、様々な業界に対応している会社と言ってもいいでしょう。
３－６．LMR（LandManager Realestate）
このシステムを利用して、物件情報を入力することで最寄り駅や用途地域、建蔽率や容積率がシステム上で分かるようになります。
今までは市役所に出向いて調査をしていた人や、自治体のウェブサイトを通して調べていた人にとっては非常に助かるサービスであることは間違いないでしょう。
また物件の登録、用地の管理、図面の管理や現況写真の登録、帳票の出力までこのシステム1つで全て行えるのも魅力です。
３－７．RentUP
強固なセキュリティに守られているだけでなく、データを分散して管理しておくことで万が一強い地震が発生してもデータを守る事ができるというクラウドサービスです。
また新しいソフトを入れるときはその業務以降の手間が導入時の懸念事項としてよくあがると思いますが、RentUPは非常に簡単です。水道代の検針を例に出せば、通常のソフトウェアでは必要な自動計算のルール決めが必要ありません。既存システムのデータをcsvで渡すことで、そのまま気ままでのルールが反映されます。1ヶ月程度でデータの移行が完了します。
他にもマニュアル不要と謳っていますので、パソコンが苦手な人にとっては検討しやすいサービスかもしれません。システムトラブルやその他何か問題があったときは電話サポートもしてもらえます。
３－８．＠プロパティPM（プロパティマネジメント）エディション
国内不動産ファンドの半数以上で導入されている国内随一の実績を持ったサービスです。管理会社だけでなく、オーナーもこちらのサービスと契約を取り交わすことで、委託している自分の物件の状況がリアルタイムで分かるようになります。
これによって、管理会社にとっても、オーナーに連絡をする頻度が少なくなるので、他の業務に集中できるようになるはずです。
４．まとめ
クラウドサービスを取り入れることで、業務の効率化を図る事ができるようになります。インターネットが接続できないとクラウドを利用することはできなくなってしまいますが、買取に比べて初期費用が安く済むというメリットがありますので、導入してみる価値はあります。
集客から管理まで幅広く行っている会社であれば、いえらぶクラウドを利用してみることをオススメします。
管理業務に加え、仲介の業務まで行っているということは、データとして残しておかなければいけない情報がかなりあると思います。
それらをシステムに入力しておくことで、社内で共有することができるようになりますし、会社の倉庫から契約書を引っ張り出さなくても、システムを確認するだけで問題を解決することができるようになります。
初めてクラウドサービスを導入する会社にとっては不安な部分が大きいと思いますが、業務の効率化が図れるという期待も大きいのでぜひ試してみてください。
まずは無料体験があるもので十分です。
