管理会社をトラブルなく変更するための６つの手順と４つの注意点

１．管理会社変更までの６STEP

投資用マンションの管理会社を変更する手順は大きく６STEPに分かれます。

１－１．現在の管理会社の課題を洗い出す

「担当者からの報告・連絡が遅い」「担当者から提案がない」「物件の管理が行き届いていない」

管理会社の変更を考えた時、現在の委託先についてなにか不満があることが原因だと思います。ただ闇雲に、「今の管理会社はだめだ、新しい管理会社を探そう。」と探し始めると失敗することが多いです。

そのため管理会社を探し始める前に、現在の管理会社に対して感じる問題点・不満を洗い出すことが最初のステップです。現状の課題を洗い出すことによって、変更する管理会社に何を求めるのか、何を基準に選べばいいのかを明確にすることができます。

１－２．新しい委託候補の管理会社、複数に見積り依頼

課題を洗い出したあとで新しい委託先候補となる管理会社、複数社に見積り依頼を出します。あまり多すぎても1社に決める時に悩んでしまうので３～５社にするのがおすすめです。

また複数社に依頼するときには見積条件を統一することが大切です。同じ条件で見積を出してもらうからこそ比較できます。そのため見積り依頼をするときには現在の管理会社との委託内容が書かれた契約書、重要事項説明書も合わせて渡すようにします。

また現在の委託内容では不十分だから管理会社の変更を考えている場合は追加で依頼したい業務内容も記載すると、より絞りやすくなるでしょう。

実際に見積を出すときには現状のマンションの建物や設備状況を確認するために現地調査を行います。このとき、設備点検ではどのような点検が行われているかを見積もり依頼した管理会社がすぐに分かるように報告書も準備しておくといいです。

１－３．新しく委託する管理会社を決める

各社の見積書・提案書が揃ったら、最初に洗い出した課題と判断基準を参考にしながら新しく委託する管理会社を決めます。その後、詳細な委託内容や条件、費用を打ち合わせしていきます。契約後に「こんなはずではなかった。」とならないために、少しでも疑問があれば確認するようにしましょう。

１－４．現在の管理会社との契約を解除する

管理委託契約書に記載された解約に関する条項に従って解約通知書を送ります。国土交通省が公表している標準管理委託契約書に沿っていれば３ヶ月前までの通知で解約できるはずです。

ただしあくまでも管理委託契約書の内容に従うので、解約申入れの期日、通知方法は必ず確認してください。

１－５．新しい管理会社と契約を結ぶ

新しい管理会社と契約を結ぶのは、現在の管理会社との契約が終了する日の翌日からです。管理委託契約が二重で結ばれている期間がないように、そして空白期間がないようにするためです。

また契約日からスムーズに管理業務が行われるように、管理会社が変更されるまでに、引き継ぎもしておきます。

１－６．入居者に通知する

新しい管理会社による管理が始まったら速やかに入居者へ通知します。基本的には管理会社から入居者に郵送で通知が送られるのでオーナーさんは特に対応は不要です。

ただなかには管理会社の変更に対して不安に思う入居者もいるので、問題ないことを正しく伝えるようにしましょう。これで管理会社の変更は完了です。

２．管理会社を変更するときの注意点

管理会社を変更するときには４つの注意点があります。

２－１．管理業務の引き継ぎは管理会社間でやってもらう

管理業務の引き継ぎは、現状の管理会社と新しい管理会社とで直接やってもらいましょう。業務の引き継ぎには契約状況の確認や共用部の鍵の受け渡し、申し伝え事項などやるべきことがたくさんあります。

これらの引き継ぎを、オーナーを介して行うのは、大きな負担で漏れが出てしまう可能性もあるからです。必要に応じてオーナーが引き継ぎに加わることはあっても、基本的には不動産管理の専門家である管理会社同士で進めてもらうほうがスムーズで確実です。

２－２．契約中の管理会社が業務を放棄する可能性がある

現在契約中の管理会社が悪質な会社だった場合、解約通知を受け取ると募集広告を停止したり、掃除をしなくなったりと管理業務を放棄するといった嫌がらせを受ける可能性があります。

万が一、そのようなことが起きたときには新しく契約する管理会社に相談してみて下さい。契約期日に先駆けて募集広告を打ち出すことができるかもしれません。

オーナー自身の気持ちとしては、契約に則った解約手続きにも関わらず嫌がらせをするような会社だとわかっただけでも、早目に解約を通知してよかったと思うと気が楽です。

何も気にする必要はありません。

２－３．入居者に不安を与えないように丁寧に通知を行う

入居中に管理会社が変わるという経験をされたことのある入居者は少ないです。最近は管理会社の変更を装って、家賃の振込先口座の変更通知を送って家賃をだまし取る詐欺も起きています。

入居差から確認があればいいですが、通知だけでは詐欺だと思って振込先を変えない方もいるかもしれません。そうなるとまた解約した管理会社に連絡を取って家賃の入金確認をしてもらい、入居者に一度返金したあとで再度支払ってもらうというような手続きを取ることになります。

管理会社の変更はオーナーの意思によって適切に行われたこと、今後は変更した振込先に家賃を入金してほしいことを丁寧に伝えるようにしましょう。

２－４．新しい管理会社を管理費・営業案の印象だけで選ばない

管理委託費は安いほうがいいのはもちろんです。しかし、管理費だけで選ぶことはおすすめしません。契約した業務内容が適切に行われない場合や、管理担当者が素人同然の社員になる場合があるからです。

そして管理会社にクレームを伝えると、見積もり時に示してくれた提案内容とは変わって、この管理費なら今の管理が精一杯と言われてしまうことにもなります。

現在の管理会社の業務に対して不満があるから管理会社を変更するのに、また同じ事態にもなりかねません。適切な管理業務を行うには、それに見合った管理費が必要だと理解し、安すぎる場合には本当にその費用で可能なのか、なぜ可能なのかということまで突っ込んで質問してみてください。

また見積り・提案にくる営業マンの印象だけで決めてしまうのも注意が必要です。営業担当の印象はよくても、実際に物件を管理する担当者が違う人のことが多く、期待した働きをしてくれないこともあります。

３．管理会社の変更はトラブルを回避して実施しよう

賃貸経営中のマンションで管理会社を変更する手順と注意点についてお伝えしました。

管理会社を変更することになんとなくためらいがあるかもしれませんが、オーナーにとって大事なことは入居者が快適に暮らせる環境を提供すること、その上で賃貸経営が継続できるように適切な利回りを得ること、です。

もし今契約している管理会社では難しいと感じるのであれば、管理会社を変更するのは決して悪いことではありません。

また変更するときにはこの記事でも紹介したように、課題を解決するために変更するということを念頭に置いて、管理委託費だけで判断することのないようにしましょう。

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