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不動産管理

【プロが解説】管理会社って何をしてくれるの【オーナーさん必見】

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管理会社を探している人。 今の管理会社に不満がある人。 管理会社の仕事の範囲が知りたい人。 単純に、管理会社がどこまでやってくれるのか確認したい人(オーナー・入居者)向けに、管理会社の仕事内容と弊社での具体例をまとめました。

不動産業界では、管理会社次第で、収益が大きく変わるケースもあります。管理会社選びに失敗しないために、ぜひ参考にして下さいませ。

管理会社の仕事内容1. 賃貸借条件の調査・設定

その①:ターゲット設定・賃料調査

退去した後、部屋によっては解約通知を受けてすぐ新規賃貸借条件を調査します。
調査の仕方はたくさんあります。近畿レインズや、アットホームや、ホームズ などの募集サイトで相場の確認も重要ですが、現場の声仲介会社をヒアリングするのが最も重要になります。

ちなみに弊社では、まずはターゲット層を決定し、現在の賃料に合った金額を設定します。マクロ(近隣地域の市町村との比較)と、ミクロ半径500mの住所の人口 動態を見て、ターゲット層を決め男性・女性・年代・単身世帯・家族世帯・年収など、部屋の設備やクロスカラーなどもターゲットあったものを選定しています。近隣の家賃相場も競合物件と比較をし、当該物件を選んでいただける設定にします。
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その②:賃料設定

賃料設定の第一は家賃です。その①で説明した通り、家賃・共益費・その他付随するもの固定水道代や町会費などがあります。

第二に敷金・礼金・保証金・敷引です。月額賃料の設定が相場観とマッチしても、敷金・礼金が合っていないと内覧にも繋がりません。

第三にその他付随費用です。火災保険・鍵交換代・ハウスクリーニング代などです。あれこれつけてしまうと初期費用が高くなるので注意が必要です。貸主側が負担をする初期費用も多くなってきたのも現状です。

第四に家賃保証などをしてくれる保証会社の費用です。こちらも必須になっているケースが多いですが、賃料の50%程度が平均でしょうか。まだまだ借主負担で契約をしていますが、地域やオーナーさまによっては、貸主負担も多くなってきたのも現状です。

その③:募集資料作成

募集資料には、①-2で説明した金額や、間取り図面、建物・部屋写真、設備内容が記載されたものになります。

特に写真については、物件の第一印象になるので、撮り方で内覧に繋がるかどうかが決まるといっても過言ではありません。間取り図を間違えているなんてことは、もってのほかです。

資料がカッコ良いと、物件もカッコ良く見えるので、資料作りは募集する上で、一番重要です。管理会社の資料は、仲介業者がいかに分かりやすくて、いかにカッコ良いと思っていただけるかがポイントです。

管理会社の仕事内容2. 空室募集賃貸借契約の媒介・代理業の選定

その①:空室募集・案内

管理専門でやっている会社と、仲介店舗専門でやっている会社と、仲介店舗兼管理をしている会社に分かれます。賃貸借契約では、契約を締結する媒介契約が必要になるので、その選定を管理会社が行います。

ちなみに弊社では、仲介店舗との繋がりを強くするために、店舗への訪問営業や、同報FAX、facebookコミュニティ(非公開)などで告知し、仲介会社の営業マンが、弊社管理物件を知って頂き、案内していただけるように営業活動をしています。

その②:空室募集から契約

まずは入居希望者が仲介店舗に行き、内覧希望の部屋をピックアップします。平均では、4.5件内覧に行くと言われています。管理会社の仕事として、内覧された際に、内覧者を迎え入れる体制バッチリな部屋を用意することが一番大切です。

仕事内容1その③で説明したとおり第一印象抜群の部屋だったとしても、実際見てみるとがっかり、なんてことは多々あります。人間も一緒ですよね。異性を紹介する時に、かっこいい、可愛い写真をお互い見せますが、実際あったら全然写真とちゃうやん!てこともあります。やはり内見から磨くことが大事です。

弊社のこだわり

そんな話はさておき、弊社ではそんなギャップを埋めるために、空室設置のツールには7つのこだわりを持っています。

  • マイナス面もプラスに考えよう私の手書きpop30種類以上
  • 100円ショップの造花ではありませんプリザーブドフラワー
  • これは100円ショップですスリッパ
  • 匂いは大事芳香剤
  • 内装済みなので汚さないでハウスクリーニング完了用紙
  • 清潔感UP消毒済みのトイレ巻紙
  • イメージ膨らませてください寸法を測るメジャー

以上のこだわり7点を空室に設置しています。自分でいうのもなんですが、特にpopは、仲介業者からも内覧者からも人気です。

その③:契約から部屋引渡し

見た目も中身も気に入ってもらい、申込をいただきます。

申込からの流れは、申込⇒入居審査⇒審査可否通知⇒(可の場合)初期費用の受領⇒部屋の引き渡し(鍵の引き渡し)という流れになります。鍵の引き渡しをする前に、管理会社は、鍵交換と室内の最終チェックを行います。鍵交換は玄関の形状によっても様々ですが、弊社の巡回担当は、全物件鍵交換ができる技術を持っています(特殊鍵除く)。

管理会社の仕事内容3. 家賃・共益費等の計算→集金→送金

その①:部屋契約者の水道光熱費検針

水道光熱費のメーターが、市や電力会社と契約しているものでない限り、貸主側が請求をしなければなりません。各市町村に準ずるものもありますが、独自の計算をしている物件もあります。

オフィスビルは高圧電力契約が多いので、独自の単価設定しているところがほとんどです。市に基づくものであれば、毎月単価設定などが変わっているかどうかも確認が必要となります。

毎月・奇数月・偶数月と物件でサイクルが決まっているので、検針値の確認業務と、その数値を見て、計算業務も管理会社の仕事です。

その②:請求書発行

その①で説明した内容で請求書を発行します。まだまだオンラインなどではなく、紙ベースで郵送する管理会社がほとんです。水道光熱費だけではなく、遅延損害金の計算をして発行する場合もあるので、なかなか大変な作業です。特に法人の場合は部屋ではなく、法人の住所に請求書を送るパターンもあります。

その③:口座振替業務収納代行

賃貸借契約上、翌月分賃料を、当月末までに支払っていただくのが原則ですが、口座振替をサービスとして提供している管理会社も多数あります。弊社も収納代行会社と契約をし、口座振替サービスを行っています。しかし収納代行には、データの〆切があるので、その①に説明した光熱費などの請求多いと、あたふたすることも多々あります。

収納代行会社は、クレジットカード系、銀行系、信販系など様々な種類があります。今は家賃保証の会社が収納代行会社と契約しているケースもあります。

保証会社の収納代行は、まとめて保証会社に入金されてしまうので、弊社は保証会社の収納代行の利用はあまりしていません(保証会社倒産もあり得るため)。しかし弁済されるのが比較的早いので、選ばれる管理会社も多くなってきているようです。

その④:滞納督促

なかなかやっかいなのが、この督促業務。ここ最近は家賃の保証会社がたくさんできていますが、もちろん保証会社に加入していない契約者もいます。

電話連絡、通知書発送、SMS送信、訪問、それでも振り込んでこない人やアクションが取れない方には内容証明郵便など、さまざまな手段で督促します。特に売却などで、管理を引き継いできた物件などは、滞納者がそれを理由に支払ってこないケースもあるので、最新の注意が必要となります。

生活保護受給者や、年金受給者は5日以降に振り込まれることが大半で、代理納付をしていただいている入居者様も多いのが現実です。代理納付とは、役所から直接家賃を管理会社に振り込んでもらうことを意味します。代理納付の手続きに少し手間がかかりますが、確実に家賃が入ってくるのでオススメです。

その⑤家賃送金

管理会社として一番大きな仕事が、家賃送金です。家賃を集金して、オーナーさまの各口座に送金をします。

送金をする際に、物件でかかっている費用など相殺し送金されるのは一般的です。費用は、物件にかかる水道光熱費・修繕費・リフォーム費・保守費・管理報酬(管理会社への管理料)や、契約者への敷金等返還金が項目としてあがってきます。

送金明細書や、請求書なども作成をし、各オーナーさまにお送りします。弊社ではEspritという情報誌を毎月発行し同封しています。
Espritの詳細はこちら

管理会社の仕事内容4. 契約更新

その①:自動更新

普通賃貸借契約の場合、1年・2年の自動更新型の契約が多いですが、更新する際に、更新料が発生する契約もまだまだ存在します。

しかし、タイミングを見て更新料の請求書を作成するのは、なかなか面倒なものです。その点、管理会社のシステムには「この方、2か月後に更新ですよ」というアラーム機能がついたシステムをいれているところが多いので、忘れずに更新料の請求をすることができます。その更新料は、家賃送金の際に加算されます。

その②:再契約型定期借家契約の更新

再契約型定期借家契約(以下、定借)は、定借だからといって必ず契約が終了するというわけではありません。

原則として契約期間内は任意の途中解約ができないとなっていますが転勤、療養、親族の介護その他のやむを得ない事情により、生活の本拠として使用することが困難となったときは、借主側からの解約の申入れをすることができます。

1〜2ヶ月前通知の契約が多いので、再契約型更新と考えても良いかもしれません。しかし、その①で説明したの自動更新と違って、契約が満了する6ヶ月〜12ヶ月前の間に、再契約をするか終了するかの告知を貸主側から契約者に確認する必要があります。

6ヶ月〜12ヶ月前の間を忘れてしまうと、もしトラブルばかり起こして契約解除を行いたくても、解除できなくなるので注意が必要です。管理会社の仕事としては告知をし、契約書や書類の手続きを行います。

管理会社の仕事内容5. 入居者からの苦情処理

その①:部屋設備不具合

特に一番多いのは、

  1. 「エアコンがきかない」
  2. 「お湯がでない」
  3. 「トイレが詰まって流れない」
  4. 「キッチンの水栓から水が漏れる」

などです。特にエアコンやお湯に関しては、生活に欠かせないものになるので、早めに対処しないといけません。

弊社は専門の業者と、一社だけでなく数社取引をしているので、業者が立て込んでいて全く対応が進まないということはありません。特に夏の時期のエアコンや、冬の時期の給湯器の不具合には細心の注意を払っています。

その②:建物共用部設備不具合

共用部の設備不具合が一番大変です。

  • 1.「EVが動かない」
  • 2.「火災報知器が鳴っている(誤報)」
  • 3.「水が出ないポンプ故障」
  • 4.「全館停電している」
  • 5.「廊下中水浸し(給排水管から漏水)」
  • 6.「雨漏りで部屋が水浸し(外壁から漏水)」
  • 7.「オートロックが開かない」
  • 8.「エントランスのガラスが割れている」

など、入居者さま全員が目につくところや、生活に支障がでる不具合はたくさんあります。これらの原因を見つけ出すのにも、時間がかかってしまい、大きなクレームになることもあります。

日頃の保守点検や、大規模修繕の計画を立てている建物と、そうでない建物にも大きな差が出てきます。管理会社の仕事として、日々の巡回での異変や、ちょっとした気配りで物件が長持ちするように、現場をみて長期目線での修繕計画を提案をします。

その③:騒音

設備不具合の次に多いのが、騒音のクレームです。左右上下の騒音が大半ですが、生活リズムは様々なので、対応するにも長期戦になることがあります。

単身用マンションは、「夜中友達が来て騒がしくて寝れない」「夜中に洗濯していてうるさくて寝れない」と、夜中のクレームが多いのが現実です。

ファミリー用マンションは、「○○さんちのお子さんがフェンスに上って遊んでいるので危ない」と、騒音というより、子供に対するクレームが多いと感じます。今は他人のお子さんを叱ること事すら警戒しないといけない世の中です。昔はそうではなかったのですが・・・。

その④:自転車

自転車の整理も大事な仕事です。最近特に増えてきている自転車。自転車は都心部は特に多いです。流行のロードバイクやクロスバイクなど、単身でも2台持ちをしている方もいます。自転車置き場がある物件はまだ良いですが、全くない物件でも自転車を勝手に置いている入居者さまもいます。

弊社では管理ナンバーを付けて、誰の自転車がわかるシステムを使っています。退去者や、放置自転車などの撤去はすぐに捨てても良いというわけではないので、段階を踏んで告知から撤去に向けて、自転車撤去ルールを作成し、厳格に行っています。

その⑤:火災・漏水等の事故火災保険適用

火災や、漏水などの事故も管理会社に連絡が入ります。

大きな火災が起こることは、そこまで頻繁ではないですが、漏水などの事故は少なくありません。設備不具合の場合ではなく、突発的な事故が起きた時は、都度火災保険などを確認し対応が必要です。

特に管理会社は火災保険の代理店となっていることが多いので、代理店として事故が起こった時の対応は敏速にしなければなりません。火災や漏水などは、金額も大きくなるので、貸主・借主ともに負担が大きくなります。保険会社によってはおりる内容も保険金も異なります。

管理会社の仕事内容6. 解約受付に及び解約処理

その①:解約受付連絡

賃貸借契約を解除したい場合に、まず一報が、契約者から管理会社に入ります。賃貸借契約書を確認した上で、解約時期・特約事項・退去時請求項目など確認した上で受付ます。

解約通知書や、解約申入書など書面でいただくのが基本となります。解約通知書には、移転先、預り金返還口座、転居理由を記入する欄を設けているので、弊社では必ず返送していただいています。

その②:退去立会・過失請求

退去時は、荷物が全て出されて部屋が空っぽになった時に退去立会を行います。退去立会時に契約書・ガイドラインに基づき過失請求をするかどうかが決まります。

特に、家具などをぶつけて壁に穴をあけてしまったり、タバコのヤニがたくさんついていたり、荷物を置いていったり、色んなケースがありますが、ガイドラインに基づいた過失請求をすることが重要となります。

さらに、その日に水道光熱費の検針を行い、精算時に請求する金額の元となる値を確認します。弊社ではプロの退去立会・原状回復を行うの会社に委託している物件がほどんどなので、その場で原状回復の見積もりを作成します。

管理会社の仕事内容7. 解約に基づく保証金、敷金返還処理

その①:保証金・敷金の返還

保証金・敷金・余剰金(多めに振り込んでしまった預り金)などを返還する処理も管理会社で行います。仕事内容6.その②で説明した過失請求分などを含めて精算をします。賃貸借契約上、退去してから、1・2ヶ月以内に返還するという文言が入っていますので、契約に基づき処理をします。

その②:解約精算書発行

その①で説明をした、返還をする場合、解約通知書にて返送があった内容通りに、解約精算書を発行します返還金が無い場合は請求書の発行をします。移転先が書かれていない場合は、精算書も請求書も送れなくなるので、必ず転居先の確認が必要です。

管理会社の仕事内容8. 退去後、室内補修・リフォームの発注

その①:室内補修・リフォーム内容の確認

退去後、次の入居者を迎えるにあたり、室内を綺麗にすることが大前提です。管理会社としては、どのように室内をリフォームしたら良いか、仕事内容1.その①で説明したターゲット設定をした上で、詳細を把握るすことが重要です。

中途半端に施工してしまうと、かえって汚い箇所が目立つことがありますので、キレイに見せるためには工夫が必要です。弊社ではキレイに見える工夫が施されたリッチシリーズという商品が多数あります。

その②:室内補修・リフォーム内容の発注⇒値引き交渉

室内補修や、リフォーム・設備取替工事の業者発注の際、いかに安くてキレイなところに頼むかが肝心です。

相見積をとり、一社に同時発注するのか、分離発注するのか。オーナーさまの収益を最大化させるために経費を抑えることが管理会社としての一番の仕事なので、ここは欠かせないポイントになります。特にキッチンや浴槽など高額な工事を依頼する際は、相見積は必ず取っています。

その③:施工完了確認・空室ツールの設置

施工が完了したら、確認と空室募集にあたり写真撮影が必要です。ハウスクリーニングが終われば、空室ツール(仕事内容2.その②)を設置し、すぐに内覧希望者を迎え入れる手配をします。弊社では、この空室設置ツールにもこだわりをもち、少しでも温かみを感じれる部屋作りをしています。写真も明るくキレイに撮影し、1日でも早く入居してもらえる努力は欠かせません。

まとめ


いかがでしたでしょうか。管理サイクルは大きく分けるとシンプルに見えますが、その中でも細かい業務がたくさんあります。

ここに書ききれないことも多々ありますが、一つ一つの業務を敏速かつ正確にこなすのが管理運営のプロフェッショナルだと考えます。その他、この業務はどこまでやってくれるのなど、詳細はお気軽にお問い合わせください。 
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積 梨沙

中学・高校と剣道漬けの寮生活を過ごす。卒業後、すぐに不動産管理会社に入社。全くのド素人ながら、必死に「仕事」というものの全てをエスタス管財で学んだ、生粋の不動産会社女子。12年以上の経験から、不動産に関わる基本的なことをを中心に執筆。先祖代々伝わる奄美大島の遺伝、楽しいこと、美味しいもの、美味しいお酒が大好き。南森町付近で、ひときわ元気に飲んでいるはきっと私です。いつでもお声掛けください。

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