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不動産管理会社との連絡手段はメールがベスト?【連絡がつかない時の対処法公開】

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管理会社にメールをしたのに返事がない。こんな経験したことありませんか?用事があるから管理会社にメールしているのに返事がないと、困りますよね。

例えば、エアコンから異音がするので調査してほしいと依頼のメールを送っても返事がないなど、こうした返事がないトラブルをよく耳にします。

さて、今回はこうした管理会社に対しての連絡手段についての記事です。

メールで連絡をしたほうがいいのか?電話で連絡したほうがいいのか?それぞれのメリット・デメリットを記載しつつお伝えします。

1.管理会社との連絡手段はメールがベスト?

不動産管理会社との連絡手段はメールがベスト?【連絡がつかない時の対処法公開】
冒頭でお伝えした通り、管理会社への連絡手段は、

①メール
②電話

の二つがあげられます。プライベートでは、電話よりもスマートフォンのSNSアプリなどのメッセージツールで連絡をすることが多くなっています。

その流れから、お住まいのマンションの管理会社と連絡手段としても、メールで連絡を取りたいという方も増えてきているのが現状です。

実際、長年管理会社で勤めているわたしとしては問い合わせメールというものが年々増えてきているように感じます。

では、このような管理会社との連絡にもメールという手段は有効なのでしょうか?答えはYESです。メールの一番の利点は、記録として残るという点です。
例えば、契約の解約に関して

一般的に書面にて通知するという慣習がありますが、簡易書留や受け取り確認ができる方法で郵送しない限り受け取ってないといわれてしまえばそれまでです。

しかし、メールはどうでしょう?

正しいメールアドレスに送付したのであれば受信と送信の記録が残ります。不動産管理業をしていると、よく言った言わないの争いになることがあります。

しかし、もしメールで記録が残っていれば言ったか言わなかったかの争いを防ぐことが可能です。

ですから、管理会社との連絡をする際、メールで連絡をしてみてください。そうすれば、記録が残り、あなた自身を守ることができます。

2.緊急であれば、メールではなく電話連絡が望ましいが……

不動産管理会社との連絡手段はメールがベスト?【連絡がつかない時の対処法公開】
上記にて、メールでの連絡がベストと記載しましたが電話での連絡も、即時連絡を入れられるという点において有効です。

連絡する内容が緊急性があり、即時管理会社に伝えないといけないというケースでは、電話での連絡をまずは試みることが必要です。

緊急性が高く即時連絡が必要なケースだと、連絡が遅くなってしまうと2次的な問題につながってしまう可能性もあります。

なるべく早く管理会社に知らせないといけないケース(上階から水が漏れてくる、排水管から逆流してくる、エレベーターが使えないなど)は電話で連絡を取るようにしましょう。

しかし、電話がつながりにくい・記録として残らないといったデメリットがあることは、頭にとどめて置いて下さい。

3.電話という手段もやはり有効
不動産管理会社との連絡手段はメールがベスト?【連絡がつかない時の対処法公開】
メールを送ったけど、返信がなく、イライラすることがあるかもしれません。

そんな時は、メールと電話のダブル攻撃をしてみましょう。メールを送ったあと、「メールは届いていますか?」と確認の電話を入れるのです。

こうすることで確実にあなたが送ったメールが届いたか確認できます。

また電話の際は必ず担当者の名前も聞いておきましょう。前述しましたがいった言わない論争を防ぐには名前を聞くのはとても効果的です。

電話はやはり声を使ってのコミュニケーションですので、細かなニュアンスを伝えるのに最適です。ですから、管理会社と電話でコミュニケーションを取るのも非常に有効です。

私のおすすめは先ほどのメールと電話のダブル攻撃です。ここまですれば、間違いなく有利に話しを進めることができます。

4.弊社での取り組み

不動産管理会社との連絡手段はメールがベスト?【連絡がつかない時の対処法公開】
メールにて連絡を入れたが、対応がないといったことがないように、
弊社では下記対応によりメールの問い合わせに対し対応漏れがないようにしています。

①.代表メール宛にメールが届く(この時社員全員の受信ボックスにメールが届くようになっています。)
②.通知後に、対応する人が社員全員宛に対応することを表明するメッセージを送る。
③.メールが届いて12時間以内にメッセージが送られないと、責任者から対応を促す。

上記のように対応することで弊社管理マンションの入居者様には不便のないように対応しています。

管理会社によっては適当に対応する会社もありますので、自分がお住まいのマンションの管理会社の対応が悪い場合は、オーナーに直接連絡を入れて、きっちり対応してくれる管理会社に変更してもらうのも一つです。

5.管理会社との連絡手段は臨機応変に!

不動産管理会社との連絡手段はメールがベスト?【連絡がつかない時の対処法公開】
管理会社に連絡をする際に手段としてメールと電話があります。メールは記録に残るという利点があるため、争いごとを未然に防ぐことができます。

電話は緊急性があることを伝えるために即時連絡が取れるという意味ではいい部分もありますが、なかなか繋がらない・記録に残らないという欠点もあります。

状況に応じて管理会社への連絡手段を選んでいきましょう。

北川 謙吾

五條たなかの柿の葉寿司で有名な奈良県五條市の山奥で育った、真面目男子。以前は証券会社で務めていて、不動産業界は2年目。父が現場仕事をしていた事や、家では薪ストーブを焚いて暖を取るといった環境で育った為、身の回りの事はなんでも取り組もうとする性格!! 緊急の現場には業者さんが来るまで被害が大きくならないよう駆けつけ、対応する身軽さを売りに入居者、オーナーに不安を抱かせまいと頑張っています。女家族で育ったため、主婦的視点も持ち合わせ、興味関心事は多岐にわたります。独自の価値観から多様な切り口で記事を執筆したいと考えている。

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